Datenschutzerklärung von CivicXSeal
CivicXSeal betreibt die Website CivicXSeal.club und bietet rechtliche Beglaubigungs- und Notarisierungsdienste in der Schweiz an. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir erheben, zu welchen Zwecken sie verarbeitet werden, auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht und welche Rechte betroffene Personen haben. Wir Geschaeft als verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung im Rahmen unserer Dienstleistungen und informieren transparent über Verarbeitungsvorgänge, Aufbewahrungsfristen sowie technische und organisatorische Schutzmaßnahmen. Diese Erklärung richtet sich an Kundinnen und Kunden, Geschäftspartner sowie Besucher der Website und gilt für alle digitalen und papiergebundenen Prozesse, die CivicXSeal zur Leistungserbringung nutzt.
Begriffsbestimmungen
In dieser Datenschutzerklärung verwenden wir zentrale Begriffe wie „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“ und „Dienstleistung“ in dem hier erklärten Sinne, um Klarheit über Umfang und Zweck der Verarbeitung zu schaffen.
Erhebung von Daten
Wir erheben personenbezogene Daten ausschließlich für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke, die mit der Erbringung unserer Dienstleistungen zusammenhängen. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die Datenkategorien, die wir verarbeiten, und die jeweiligen Kontexte.
Daten, die Sie uns direkt bereitstellen
Wenn Sie unsere Dienste nutzen, bitten wir Sie um bestimmte Informationen, die für die Identitätsprüfung, die Erbringung notarieller Leistungen und die Kommunikation erforderlich sind.
- Identitätsdaten: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Ausweisnummern sowie gescannte Kopien von Identifikationsdokumenten, soweit für Beglaubigung und Verifikation erforderlich.
- Kontaktinformationen: E-Mail-Adresse, Postanschrift und Telefonnummer (z. B. +41765482220) zur Abstimmung von Terminen, Zustellung von Dokumenten und Supportanfragen.
- Dokumenteninhalte: Verträge, Vollmachten, Urkunden und sonstige Unterlagen, die Sie zur Beglaubigung oder Notarisierung einreichen.
- Verfahrensbezogene Angaben: Zweck der Beglaubigung, Empfänger von Dokumenten, Begleitinformationen und Vollmachtsinhalte.
- Zahlungsinformationen: Rechnungsadresse und Transaktionsdaten, soweit für Abrechnung und Buchhaltung erforderlich (keine vollständigen Kreditkartendaten werden von uns gespeichert).
- Kommunikationsdaten: Schriftverkehr, Einverständniserklärungen und Protokolle von Gesprächen oder Videoterminen im Zusammenhang mit der Dienstleistungserbringung.
Automatisch erhobene Daten
Beim Besuch von CivicXSeal.club und bei Nutzung unserer Online-Dienste erheben wir automatisch technische Daten, die dem Betrieb, der Sicherheit und der Verbesserung unserer Leistungen dienen.
- Verbindungsdaten: IP-Adresse (in anonymisierter Form), Datum und Uhrzeit des Zugriffs, genutzter Browser und Betriebssystem.
- Nutzungsdaten: Seitenaufrufe, Verweildauer, Navigationspfade und Interaktionen auf CivicXSeal.club.
- Sicherheitsrelevante Logs: Fehlermeldungen, Zugriffskontrollen und Aktivitäten, die zur Aufdeckung und Abwehr von Missbrauch erforderlich sind.
- Cookie-Informationen: Einzigartige Kennungen und Präferenzeinstellungen, sofern Sie diese Cookies nicht deaktiviert haben.
- Gerätekennungen: Informationen über das verwendete Endgerät zur Gewährleistung der Kompatibilität und Funktionalität unserer Dienste.
- Analysedaten: aggregierte und pseudonymisierte Auswertungen zur Verbesserung der Dienstqualität und zur Identifikation technischer Optimierungen.
Daten von Dritten
Gelegentlich erhalten wir Informationen von Dritten, etwa von beauftragten Dienstleistern, Rechtsvertretungen oder Identitätsprüfern, die für die Erbringung unserer Leistungen relevant sind.
- Identitätsprüfer und Verifizierungsdienste: Bestätigungen zur Echtheit von Ausweisdokumenten und Identitätsabgleich.
- Zahlungsdienstleister: Transaktionsdaten und Rechnungskopien für Abrechnungszwecke.
- Rechts- und Beratungsstellen: Austausch von Dokumenten oder Informationen, wenn dies zur Erfüllung eines Auftrags nötig ist.
Verarbeitungszwecke
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur für festgelegte Zwecke, die unmittelbar mit dem Angebot legaler Beglaubigungen und notarieller Leistungen verbunden sind.
- Durchführung von Beglaubigungen, Notarisierungen und verwandten rechtlichen Dienstleistungen.
- Identitätsprüfung und Betrugsprävention im Rahmen sicherer Beurkundungsabläufe.
- Kommunikation mit Kundinnen und Kunden sowie Koordination von Terminen und Zustellungen.
- Erfüllung gesetzlicher Pflichten, etwa im Bereich Mitteläschereibekämpfung und Compliance.
- Abrechnung, Buchhaltung und Verwaltung von Vertragsverhältnissen.
- Sicherheitsüberwachung, Fehlerbehebung und Schutz der IT-Systeme.
- Qualitätskontrolle, Analysen zur Dienstleistungsverbesserung und Nutzungsstatistiken.
- Erfüllung von Auskunftspflichten gegenüber Behörden, soweit gesetzlich erforderlich.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir stützen die Verarbeitung personenbezogener Daten auf die einschlägigen Rechtsgrundlagen, insbesondere auf vertragliche Erfordernisse, gesetzliche Verpflichtungen und berechtigte Interessen.
- Erfüllung eines Vertrags: Die Verarbeitung ist notwendig, um vereinbarte Beglaubigungs- und Notariatsdienstleistungen zu erbringen.
- Gesetzliche Verpflichtung: Verarbeitung zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, etwa Aufbewahrungspflichten oder Mitteläschereiregeln.
- Berechtigte Interessen: Verarbeitung zur Sicherstellung der IT-Sicherheit, Qualitätssicherung und zum Schutz vor Missbrauch, sofern die Interessen der betroffenen Personen nicht überwiegen.
- Einwilligung: Soweit bestimmte Verarbeitungen auf Ihrer freiwilligen Zustimmung beruhen, erfolgt diese nur nach vorheriger, informierter Einholung.
Rechte nach Datenschutzrecht
Unabhängig vom anwendbaren nationalen Recht gewähren wir Rechte, die dem europäischen Datenschutz entsprechen und denen, die für Betroffene in der Schweiz relevant sind.
- Auskunftsrecht: Sie können eine Bestätigung darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten.
- Berichtigungsrecht: Unrichtige oder unvollständige Daten werden auf Ihr Verlangen korrigiert.
- Recht auf Löschung: Unter den Voraussetzungen des geltenden Rechts können Daten gelöscht werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
- Einschränkung der Verarbeitung: Sie können in bestimmten Fällen eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
- Widerspruchsrecht: Gegen Verarbeitung, die auf berechtigtem Interesse beruht, können Sie unter bestimmten Bedingungen Widerspruch einlegen.
- Recht auf Datenübertragbarkeit: Soweit technisch möglich, stellen wir personenbezogene Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zur Verfügung.
Weitergabe von Daten
CivicXSeal gibt personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies zur Erfüllung des Vertrags erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung dies vorschreibt oder eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt.
- Externe Dienstleister: Anbieter von Identitätsprüfungen, Hosting, Zahlungsabwicklung und IT-Support, die im Rahmen von Auftragsverarbeitung eingesetzt werden.
- Behörden: Übermittlung an staatliche Stellen bei Vorliegen einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Grundlage einschlägiger Verfahren.
- Rechtsvertretungen und Notariate: Austausch von Unterlagen zur fachlichen Klärung oder notwendigen Verfahrensschritten.
- Kontroll- und Prüfinstanzen: Bei regulatorischen Prüfungen oder Audits, soweit gesetzlich verlangt.
- Sonstige Empfänger: Auf ausdrücklichen Wunsch der betroffenen Person oder nach deren Weisung können Daten an Dritte weitergegeben werden.
- Keine pauschale Weitergabe an Marketingpartner: CivicXSeal verkauft oder verleast personenbezogene Daten nicht an Dritte.
Übermittlungen in Drittländer
Soweit Daten in Staaten außerhalb der Schweiz übermittelt werden, erfolgt dies nur, wenn angemessene Schutzmaßnahmen getroffen sind, etwa durch vertragliche Garantien oder anerkannte Standardvertragsklauseln.
Als Schutzmaßnahmen nutzen wir standardisierte vertragliche Regelungen, technische Verschlüsselung, Auftragsverarbeitungsverträge und prüfen die datenschutzrechtliche Situation empfangender Drittstaaten vor Übermittlung.
Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die Erfüllung der Zwecke, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen erforderlich ist.
Kundendaten werden während der Dauer der Geschäftsbeziehung und für Geschaeft- und steuerrechtlich vorgeschriebene Fristen aufbewahrt; danach erfolgen Löschung oder Anonymisierung.
Kommunikationsinhalte und Korrespondenz werden so lange gespeichert, wie sie für Nachvollziehbarkeit, Beweissicherung oder Servicezwecke benötigt werden, maximal jedoch entsprechend geltender gesetzlicher Fristen.
Protokolldaten zur Sicherheit und Fehlersuche werden zeitlich befristet gespeichert und nach Ablauf von Prüf- und Aufbewahrungsfristen gelöscht oder aggregiert.
Auf begründete Anfrage prüfen wir die Löschung personenbezogener Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder zwingende Gründe für eine weitere Speicherung entgegenstehen.
Sicherheit Ihrer Daten
CivicXSeal setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder unzulässiger Verarbeitung zu schützen. Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und den aktuellen Sicherheitsstandards angepasst.
- Zugriffs- und Berechtigungskonzepte: Rollenbasierte Zugriffe und Protokollierung von Aktionen.
- Verschlüsselung: TLS für Datenübertragungen und Verschlüsselungsstandards für gespeicherte Daten, wo erforderlich.
- Regelmäßige Sicherheitsaudits und Backups sowie Maßnahmen zur Vorbeugung gegen Datenverlust und Missbrauch.
Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen können ihre Rechte gegenüber CivicXSeal geltend machen. Zur Ausübung von Rechten ist eine Identitätsbestätigung erforderlich, um Missbrauch zu verhindern.
- Anfrage auf Auskunft über verarbeitete Daten und Verarbeitungszwecke.
- Anforderung von Berichtigung unrichtiger Daten.
- Antrag auf Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung unter den gesetzlichen Voraussetzungen.
- Widerspruch gegen Verarbeitung, die auf berechtigtem Interesse beruht, sowie Einschränkung der Datenverarbeitung.
- Anfrage auf Datenübertragbarkeit in einem gängigen, maschinenlesbaren Format.
- Widerruf einer erteilten Einwilligung für Verarbeitungen, die auf Ihrer Zustimmung beruhen; der Widerruf wirkt zukünftig.
- Beschwerderecht: Sie können eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten rechtswidrig erfolgt.
- Kontakt für Rechteausübung: [email protected] oder postalisch an Chemin de Bahyse 24, 1807 Blonay-Saint-Légier, Schweiz; Telefonische Anfragen: +41765482220.
Ihre Datenschutzrechte bei CivicXSeal
Als verantwortliche Stelle für Legal Authentication und Notarisierungsdienste respektiert CivicXSeal Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Löschung und Datenübertragbarkeit. Zur Ausübung dieser Rechte bitten wir um eine eindeutige Identifikation des Anfragenden sowie eine genaue Beschreibung der gewünschten Maßnahme, damit wir die Anfrage ordnungsgemäß zuordnen und bearbeiten können.
CivicXSeal bearbeitet Anfragen in der Regel innerhalb von 30 Kalendertagen nach Eingang vollständiger Unterlagen. In Einzelfällen, etwa bei komplexen Anfragen oder zur Verifizierung der Identität, kann eine längere Bearbeitungszeit erforderlich sein; in solchen Fällen werden Sie über den Stand informiert.
Marketing und Kommunikation
CivicXSeal verwendet Kontaktinformationen und Einwilligungen ausschließlich für servicebezogene Mitteilungen, Informationen zu Dienstleistungen und gelegentliche fachliche Hinweise. Marketing-Mitteilungen erfolgen nur, wenn eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt oder eine rechtliche Grundlage die Zusendung erlaubt.
Sie können den Empfang von Marketing-Nachrichten jederzeit ablehnen. Nutzen Sie dazu die Abmeldelinks in unseren E-Mails oder kontaktieren Sie uns telefonisch unter +41765482220 oder postalisch unter der angegebenen Geschäftsadresse.
Schutz von Kindern und Minderjährigen
Unsere Dienstleistungen richten sich an volljährige Kunden und juristische Personen. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Minderjährigen ohne Einwilligung der gesetzlichen Vertreter. Sollten uns solche Daten versehentlich übermittelt worden sein, kontaktieren Sie uns bitte umgehend zur Klärung und Korrektur.
Verweise auf Drittseiten
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Änderungen der Datenschutzbestimmungen
CivicXSeal überprüft und aktualisiert Datenschutzrichtlinien bei Bedarf, etwa aufgrund gesetzlicher Änderungen oder geänderter Geschäftsprozesse. Wesentliche Änderungen werden auf CivicXSeal.club veröffentlicht; bei erheblicher Betroffenheit der Betroffenen informieren wir zusätzlich direkt.
